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邮件软件应用技巧
如何使用OutLook自动打印功能
日期:2009-6-29 21:41:48 人气: 标签:
如何使用OutLook自动打印功能
 
        当您收到了一封很重要的电子邮件,除了收信人自己阅览信件之外,可能还需要把文件打印存档或是提交给其他人阅览。OutLook提供了一个非常实用的功能,可以收到电子邮件后自动检测邮件的特殊标记,符合打印条件的话就直接提交到打印机打印,省略了手工打印的繁琐。那么如何使用OutLook自动打印功能呢?接下来我们将为你介绍相关设置:
 
        首先设置好OutLook的POP服务器选项,确保其可以正常从电子邮箱中接收邮件。点击“工具”下拉菜单,选择“规则向导”。在“规则向导”中点击“新建”,选择“邮件到达时检查”。OutLook会询问你:“想要检测何种条件?”选择“做动作标记”,此时可以发现“规则描述”中提示:“邮件到达后运用此规则,做动作标记”,其中“做动作标记”包含蓝色下划线,点击它可以设置需要打印邮件的关键字。点击“动作”下划线进入“已标记的邮件”设置对话框,可以输入“打印”。在“如何处理该邮件”中勾选中“打印”,随后要添加“例外规则”,也就是说,哪些邮件需要打印,哪些邮件无需打印?我们勾选“除非该主题包含特定词语”,根据实际需要,可以自行编辑,比如说,只要是主题包含“需打印”这样的词语就符合打印条件。此时OutLook提示:“启用此规则?”默认这一选项已经被勾选中,单击“完成”,此规则即可生效。
 
        如此一来,当别人给我们发邮件时,只需在邮件主题中注明“需打印”,OutLook收到邮件之后马上就会把此邮件送往打印机打印,不论与计算机相连接的是本地打印机还是网络打印机,都一样有效。此项功能在OutLook 2000或是OutLook 2002中均可设置。这样比传真还方便!
 
        小提示:Outlook通过本文所提到的“规则向导”可以创建一系列的规则对邮件进行批处理工作,除了自动将邮件分拣发送到打印机打印之外,还可以进行邮件自动转发、自动回复、自动保存到网络中其他目录,自动按邮件标记分类等等,大家可以自行尝试哦。
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