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邮件软件应用技巧
OUTLOOK邮箱如何设置邮件自动回复
日期:2009-7-9 22:49:02 人气: 标签:

请问各们朋友OUTLOOK邮箱如何设置邮件自动回复?Outlook能帮你实现自动留言的功能。

对于在办公室工作的朋友来说,突如其来的来访和外出是再经常不过的事情了,有些紧急的邮件因此就得不到处理。这时候与其让不知情的对方焦急等待,不如主动给他留言,告诉对方你在干什么更好。比如,我今日出差了,但有客人发邮件给我,我又不能在自己电脑面前回复她的信息,也就是说,如果她发给我,我的邮箱会自动回复一封邮件给她,告诉我的客户我出差了,有急事请发到另一个邮箱。就是这样的回执,如何设置呢?

虽然Microsoft Outlook的“外出时的助理程序”功能也可以帮你,但只有用户配置文件中包含Exchange Server时才可以使用,比较麻烦,所以在这里我们使用另一种办法。

第1步:新建纯文本邮件

新建一个纯文本格式的邮件,请注意不要使用Word作为电子邮件编辑器,在邮件中输入希望自动回复时显示的内容,例如“抱歉,我目前有些事情临时外出,如果有紧急事情,请拨打电话010-12345678”之类的留言,当然不要忘记留下你的签名。

第2步:保存为模板文件

从“文件”菜单中选择“另存”命令,将刚才新建的邮件保存为Outlook模板,例如可以命名为“临时外出”。

第3步:设置规则

接下来,打开“规则和通知”对话框,新建一个规则,这里选择“从空白规则开始”,当然检查邮件的时间仍然是“邮件到达时检查”,然后在“想要检测何种条件”下选中“只发送给我”复选框,在“如何处理该邮件”下选择“用特定模板答复”,接下来单击“特定模板”下划线,此时会弹出一个对话框,这里默认只显示标准模板,请从“查找”下拉列表框中选择“文件系统中的用户模板”,然后定位到已保存的“临时外出模板文件即可。

提示:选择“用特定模板答复”是有原因的,这样的规则将只向每个发件人发送一次答复,从而避免了Outlook给和你发出多封邮件的同一个发件人发送重复答复,以后,当你临时外出时,Outlook会根据事先定义的模板和规则进行自动答复,你就完全不用操心了。

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