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为了防止文件的损坏和数据的丢失，我们通常用手工的方法对文件进行得备份保存。其实，这些字表处理软件一般都有自动备份的功能，例如excel，只要稍加设置一下就行了。下面我们来看看设置步骤： 启动Excel2003，执行“保存”（新文件）或“另存为”（原有文件）操作时，打开“另存为”对话框。注意，按工具栏上的“工具”选项旁的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“常规选项”（如图1），打开“保存选项”对话框，选中“生成备份文件”选项，确定返回，再保存文档（参见图2）。
图一
 经过这样的设置，以后用Excel再次编辑该文件，并执行保存操作时，系统会在保存原文件的文件夹中，生成一个名为“原文件名 的备份.xlk”的备份文件，同样，该备份文件可以用Excel直接打开编辑。 另外种办法就是excel自动保存功能，类似于上面的操作，执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，切换到"保存"标签下，选中"保存自动恢复信息"，保存路径自己修改就行了。如图3：
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