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OA管理系统
浅谈公文电子化搭建OA办公高速路
日期:2009-11-3 12:33:34 人气: 标签:
  OA办公自动化是企事业单位信息化建设的重要一环,只有真正实现了OA办公自动化,整个企事业单位的管理才能真正达到工作流的标准,信息化建设才有意义,信息化投入才能产生效益。而在企事业单位的OA办公自动化中,公文电子化是最为基础的一步。
  目前,随着经济的发展和政府的要求,企事业单位公文的电子化、网络化,已经被提上了工作日程,成为考察信息化建设情况的重要标准。然而公文的种类繁多,在加上一些积压下来的老公文,这些都制约着企事业单位的公文电子化工作。解决庞大繁杂纸介质公文资料的电子化问题,录入、存储和检索是三个至关重要的关键点,文通信息从实际应用出发,以清华大学TH-OCR技术为核心,推出的IT-D oc公文高速录入产品成功解决了这些难题。
  TH-OCR识别,开放录入速度流
  公文录入办公自动化的核心点就是纸介质信息的电子化,只有能够将源文件快速输入电脑,才能根本上提高工作效率。以前,在TH-OCR技术尚未出现的时候,公文录入环节都是由人们手工解决的,因此公文电子化的效率一直很低。因此,现在企事业单位的信息化建设,都把纸介质信息电子化作为重点。要解决录入环节的重点问题,就需要依靠TH-OCR来开放速度流。
  “清华TH-OCR”,在国内享有较高声誉,更在国际上屡获大奖,它是我国清华大学电子工程系智能图文信息处理研究室的自主知识产品的文字识别技术。现在,TH-OCR的亚洲文字(中文简体、中文繁体、日文、韩文)居世界领先地位。TH-OCR可识别的简、繁体汉字高达2万多,并有强大的自动版面分析能力,最大限度地减少手工操作量。值得一提的是,TH-OCR可将校对工作量减少80%,错误率可控制在万分之一。这些都是IT-D oc提高工作效率的有力保证,而以TH-OCR为核心的IT-D oc产品,更是扩大了OA办公自动化的应用范围,对于有英文、韩文、日文公文往来的企业来说,可保证工作效率数倍提升。
  在实际应用中,IT-D oc高速公文录入系统成功解决了OA办公自动化在纸介质信息录入阶段的工作效率问题,为整个信息化系统的工作效率提升打好了坚实基础。人们只需通过扫描仪将公文输入电脑,IT-D oc即可自动将公文电子化。
  8倍压缩,节约存储空间资源
  实行公文电子化的一大好处即可以节约纸介质资料的存储空间,除了必须保存纸介质档案的资料之外,一切资料均可实行电子化的存储、管理,既节约又环保。
  但是在实行公文资料电子化的时候,信息化系统的空间资源又怎么来节约呢?
  以成功应用IT-D oc的国家电网公司为例,每日需要电子化的公文有数千份之多。国家电网公司成立于2002年,以建设运营电网为核心业务,公司经营区域覆盖26个省、自治区、直辖市,直接服务客户1.45亿户,管理员工150.4万人。国家电网公司每日需处理的公文不仅仅种类繁多,数量更是巨大,包括公司内部的以及与其他业务单位的交换的公文,这里还不包括在未实行信息化之前所积压下来的旧公文。
  在解决了录入环节的难题之后,就是存储环节的问题。在公文高速录入的时候,解决已录入文档资料的高速存储问题,就可加速OA办公系统运行速度,提高整体工作效率。文通信息的IT-D oc利用8倍压缩技术,可将原始大小为200K左右的文档资料压缩到25-30K左右,极大地节约了电子文档的存储空间,不仅仅可多存储文档,更是提高了整个系统的工作效率。
  双层PDF全文检索,加速工作流
  企业实行信息化建设的初衷,是为了更好地利用资源,提高资源利用率,因此一个好的信息化系统不仅仅要在录入、存储环节提高工作效率,更要提高应用环节的工作效率。这不单单是简单操作的问题,更需要人性化的设计理念,让用户切实感受到信息化的好处。
  目前市面上的公文录入系统很多,IT-D oc公文高速录入系统所采用的双层PDF技术,是它牢牢占据市场领先份额的又一保障。所谓双层PDF技术,就是PDF文件的每一页都包含两层,上层是从纸质文件扫描出来的原始图像,下层是用OCR软件对扫描图像进行识别后产生的文字结果。这样获得的PDF文件,看到的是扫描图像,可以100%保留原始版面效果(包括公章、签名),又可以通过下层的文字信息支持选择、复制、检索等功能。与普通PDF文件相比,双层PDF同时兼顾视觉效果和检索方便性,极大地方便了电子资料的管理。因此文通信息的IT-D oc公文高速录入系统采用了双层PDF存储技术,在电子文档的应用环节又大大提高了工作效率,获得用户的支持。
  目前,IT-D oc产品已经服务于国家电网公司、华电集团、云南电力、中央办公厅等多个企事业单位,被誉为OA办公工作流的加速器。
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