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PDF制作编辑
用Acrobat创建和管理PDF文档中的索引
日期:2010-2-1 20:48:34 人气: 标签:

我们可以通过在文档中嵌入词的索引来减少检索长 PDF 的时间。 Acrobat 检索索引比在文档中检索更快。 嵌入索引包括在已分发或已共享的 PDF 副本中。用户使用嵌入索引检索 PDF 和他们不使用嵌入索引检索完全一样;不需要额外的步骤。

1、添加索引到 PDF

使用 Acrobat 中打开的文档,选择“高级”>“文档处理”>“管理嵌入索引”。

在“管理嵌入索引”对话框中,单击“嵌入索引”。

阅读出现的说明,并单击“是”。

在 Outlook 和 Lotus Notes 中,当我们转换电子邮件或文件夹到 PDF 时有嵌入索引的选项。 特别建议针对文件夹包含很多电子邮件时使用。

更新或删除 PDF 中的嵌入索引

选择“高级”>“文档处理”>“管理嵌入索引”。

单击“更新索引”或“删除索引”。

在确认消息中单击“确定”。

2、准备 PDF 来构建索引

首先,创建文件夹来将所需构建索引的 PDF 档案包含到其中。所有 PDF 应该内容和电子功能完整,例如链接、书签和表单域。如果要构建索引的文件包含扫描文档,确保文本可检索。将长文档分割成短文档,按章节分割文档,可以增加检索效率。我们还可以添加信息到文件的文档属性来增加文件的可检索性。

在我们为文档集合构建索引之前,我们必须在硬盘驱动器或网络服务器卷上设置文档结构并验证跨平台文件名。在跨平台检索中,文件名可能被截断并难于恢复。要防止这种问题,注意以下几点:

使用 MS-DOS 文件命名规则(8 个或 8 个以下字符文件名加 3 个字符扩展名)重命名文件、文件夹和索引,尤其我们计划在 ISO 9660 格式 CD-ROM 上发送文档集合和索引的情况更应注意。

删除文件和文件夹名称中的扩展字符,例如重音字符和某些非英文字符。(“编录”功能使用的字体不支持字符编码 133 到 159。)

如果文档结构中包含我们不想构建索引的子目录,可以在构建索引过程中排除它们。

3、使用编录功能

我们可以将特定的一组 PDF 定义为“编录”,并为整个集合的文档创建统一的索引。当用户检索已编录的 PDF 的特定信息时,索引可以加快检索处理。

当在 CD 上或网站上分发或发布集合时,我们可以在 PDF 中包含索引。

我们可以编录罗马、中文、日文或韩文字符的文档。我们可以编录的项目包括文档文本、注释、书签、表单域、标签、对象和文档元数据、附件、文档信息、数字签名、图像 XIF(扩展图像文件格式)元数据和自定义文档属性。

4、添加元数据到文档属性

要使 PDF 便于检索,我们可以添加被称为“元数据”的文件信息到文档属性。具体步骤是:

选择“文件”>“文档属性”,然后单击“说明”标签来查看当前打开 PDF 的属性。

我们也可以从桌面输入和阅读数据属性信息。在 Windows 的“资源管理器”中右键单击文档,选择“属性”,然后单击“PDF”标签。我们在本对话框中键入或编辑的任何信息均会在打开文件时出现在“文档属性”的“说明”中。

当添加文档属性数据时,考虑以下因素:

在“标题”域中使用说明准确的标题。文档的文件名会出现在“检索结果”对话框中。

总是为相似信息使用相同选项(栏位)。例如,不要为一些文档添加重要项目到“主题”选项,而另一些添加到“关键字”选项。

为相同的信息使用单一、统一的项目。例如,不要为一些文档使用生物学而为另一些使用生命科学。

使用“作者”选项来标识文档的负责方。例如,教研室文档的作者可能是“区电教馆”。

如果我们使用文档部件号,将它们作为关键字来添加。例如,添加“doc#=m234”到“关键字”选项来在关于特殊对象的一系列数百个文档中指名特定的文档。

单独或同时使用“主题”或“关键字”选项来按类型对文档分类。例如,我们可以使用状态报告作为“主题”项目,并使用“每月”或“每周”作为单个文档的“关键字”项目。

如果对 Adobe PDF 非常熟悉,我们可以在创建索引时定义自定义数据域,例如,“文档类型”、“文档编号”和“文档标识符”。建议仅高级用户使用,且在Acrobat“完整的 Acrobat 帮助”中并未加以说明。

5、为集合创建索引

当我们构建新的索引时,Acrobat 创建“.pdx”扩展名的文件和新的支持目录,其中包含了一个或多个“.idx”扩展名的文件。IDX 文件包含索引条目。所有这些文档必须对要检索索引的用户可用。

查看完全大小图形

对于创建索引处理的对话框

选择“高级”>“文档处理”>“含有目录的全文索引”,然后单击“新建索引”。

在“索引标题”中,键入索引文件名。

在“索引描述”中,键入一些关于索引类型或意义的单词。

单击“选项”,选择我们希望应用的索引的高级选项,然后单击“确定”。

在“包含这些目录”选项下,单击“添加”,选择包含要构建索引的 PDF 文件的文件夹,然后单击“确定”。要添加其他文件夹,重复本步骤。

任何包含文件夹下的子文件夹也会包含在构建索引的处理中。如果我们不打算移动索引或任何文档集合中项目,我们就可以从多个服务器或磁盘驱动添加文件夹。

在“排除这些子目录”选项下,单击“添加”,然后选择包含不要创建索引的 PDF 文件的子文件夹。单击“确定”,如果需要重复本步骤。

审阅我们的选择。要更改包括或排除的文件夹列表,选择我们要更改的文件夹,然后单击“删除”。

单击“构建”,然后指定索引文件的位置。单击“保存”,然后:

当构建索引完成后,单击“关闭”。

单击“停止”来取消构建索引处理。

如果停止构建索引,我们无法继续同一索引构建过程,但是无须重复上述工作。选项和文件夹选择仍然完整保留。我们可以单击“打开索引”选择部分完成的索引,进行修改。

 如果长路径名在“包含这些目录”和“排除这些子目录”选项中被缩短,将指针悬停到每个省略号(...)上方,直到工具提示出现为止,其中会显示包含和排除文件夹的完整路径。

6、修改索引

我们可以更新、重建或清空现有的索引。

选择“高级”>“文档处理”>“含有目录的全文索引”,然后单击“打开索引”。

为索引查找并选择索引定义文件(PDX),然后单击“打开”。

如果索引是使用 Acrobat 5.0 或更低版本创建的,选择“创建副本”来新建索引(不替换早期版本),或者选择“替换旧索引”来替换早期版本索引。

在“索引定义”对话框中,根据需要更改设置,然后单击想要 Acrobat来执行:选项 说明

“构建”  使用现有信息新建 IDX 文件,并通过添加新项目并将更改的或过期的项目标记为无效来进行更新。如果我们做了大量的更改,或者重复使用本选项,而不是新建索引,检索时间可能会增加。

 “重建” 新建索引,替换现有的索引文件夹和其内容(IDX 文件)。

 “清空”  删除索引内容(IDX 文件),而不删除索引文件本身(PDX)。

7、编录首选项

我们可以为构建索引设置首选项,以后它将应用于我们构建的所有索引。我们可以在索引定义过程中选择不同设置来使个别索引忽略其中的某些首选项。

我们可以通过选择“编辑”>“首选项”(Windows)打开编录首选项,然后在“种类”下选择“编录”。许多选项的描述与索引构建工程中的完全一致。

定时更新索引。我们可以使用“编录”功能和编录批处理 PDX 文件(.bpdx),来设置自动构建、重建和清空索引的时间和频率。BPDX 文件是包含与平台有关的编录索引文件路径和标志的列表的文本文件。可以使用计划任务应用程序(例如 Windows 的“计划任务”或 Mac OS 的 Scheduler)来将 BPDX 文件显示在Acrobat。 Acrobat 会按照 BPDX 文件中的标志重新创建索引。

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