|
组织中的大多数人员每天都会收到数十封、甚至数百封的电子邮件。随着电子邮件成为专业环境中的主要通信方式，在起草电子邮件时，你必须能够有效地说明你的观点，同时树立专业形象。利用下面八个有用的提示，你就可以起草能达到以上两个目标的电子邮件。 1.给出明确、不可更改的最后期限。 如果你要发出一项任务或要求提供更多信息，请不要使用“希望尽快收到回复”这类语句。请明确指出你希望收到回复的具体时间或日期，同时明确给出最后期限：“请在下周四，即10月16日之前回复”。 2. 起草电子邮件之前三思并反复阅读。 如果匆匆回复所有电子邮件，那么许多人都不会读完所回复邮件的全文，所以可能会遗漏关键信息。这会带来更多的电子邮件，才能说明遗漏或误解的要点。所以，发送回复之前，要确保已阅读并理解原始电子邮件的全文；否则，要求进行澄清以避免进一步的误会。 3.确保拼写和语法的正确性。 拼写错误或语法不正确的电子邮件会让你显得不专业，也会降低电子邮件的有效性。在发送之前，始终对电子邮件进行复查，并使用拼写和语法检查工具。 4.有效使用主题行。 主题行应当是对电子邮件内容的简单概括。收件人一看便知电子邮件中的内容或目的，例如：“1月18日周五会议的后续信息”。 |
