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EXCEL应用技巧
校验Excel数据的两种方法语音校验和公式审核法
日期:2009-7-15 22:57:18 人气: 标签:
不少人经常用电子表格Excel来录入大量数据,比如学生的各科成绩、职员的工资等,这种枯燥的录入以及数据检验工作非常容易出错。通常而言,多数用户都是一手拿着原始数据,一手指着计算机屏幕,进行手工的数据校验,这不但容易导致眼睛疲劳,而且效率不高。能不能使用一些技巧呢?
为此,笔者特向大家介绍两种轻松且高效的数据校验方法:

一、语音校验法
我们可以使用excel的“文本到语音”功能,将excel工作表中的数据读出来给我们听,这样就可让耳朵和眼睛并行工作,以轻松实现数据的校验。具体操作如下:在excel工作表中选定需要校验的数据,执行“工具→语音→文本到语音”命令,打开“文本到语音”工具栏(见图1)。

然后,根据自己的需要,单击工具栏上的“按行”或“按列”按钮来设定朗读顺序。接着,准备好原始数据,再单击“朗读单元格”按钮即可开始数据校验(提示:在朗读前别忘了打开音箱或戴上耳机哟)。不过,有些用户可能会发现自己的计算机只能朗读数字或英文单词,而不能朗读中文。这该怎么办?别急!此时,你还需要做点小小的设置。打开控制面板,双击其中的“语音”项。在“文本→语音转换”选项卡中将“语音选 择”由“microsoft sam”改为“microsoft simplified chinese”即可。再试试,是不是中文也可以读出来了?
当然,也有用户可能会问,能不能在录入时就通过语音来校验数据呀?行,没问题!单击工具栏上的“按回车键开始朗读”。此时,当你在单元格中录入数据并回车后,excel就会立即将数据读出来了。 “语音校验法”要求输入者时刻都要注意力集中,如果输入有误并且也没听清的话,还是一样会出错。

二、公式审核法
有时,我们录入的数据是要符合一定条件的,例如,对于学生成绩表而言,其中的数据通常是0~100之间的某个数值。但是,在录入时由于错误按键或重复按键等原因,我们可能会录入超出此范围的数据。那么,对于这样的无效数据,我们如何快速将它们“揪”出并予以更正呢?让我们用公式审核法来解决这类问题 吧。下面笔者以一张学生成绩表为例进行介绍。
首先,打开一张学生成绩表。然后,选中数据区域(注意:这里的数据区域不包括标题行或列),单击“数据→有效性”命令,进入“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡中,将“允许”项设为“小数”,“数据”项设为“介于”,并在“最小值”和“最大值”中分别输入“0”和“100”(见图2),最后单击“确定”退出。


接着,执行“视图→工具栏→公式审核”命令,打开“公式审核”工具栏。好了,现在直接单击“圈释无效数据”按钮即可。此时,我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来了(见图3)。


看到了吗?Excel马上就把那些不在合法数据范围内的非法数据给用大红圈给圈了出来,你只需双击这些醒目的红圈单元格就可以修改了。

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