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WORD应用技巧
Word文档快速保存与完全保存的区别比较
日期:2009-7-9 22:57:05 人气: 标签:

Word有两种不同的文档保存方式——“快速保存”和“完全保存”,它们之间存在着很大的差别,正是由于这些差别,才导致了上述的情况的发展,那么这两种保存方式之间到底有哪些不同呢?它们各自又更适合什么样的使用范围呢?

快速保存
Word采用“快速保存”方式保存文档时,它并不是将文档中的现有内容一次性写到硬盘上,而仅仅是将用户本次对文档所作的修改添加到磁盘上原有的文件中。也就是说,此时磁盘上的文件由修改前的信息和用户所作的修改两部分内容共同组成。由于用户每次执行存盘操作时,Word仅仅将本次修改的信息保存到保存到磁盘上,这样存盘速度就非常快,但占用的磁盘空间也就相应的大一些。
 
完全保存
Word在采用“完全保存”方式保存文档时,则是将文档中的现有内容作为一个整体写入到磁盘的文件中。此时磁盘殇的文件仅由修改后的信息所构成,而不再包括其它内容,所以采用 “完全保存”方式所生成的文档要比采用“快速保存”方式所生成的文档要小一些,但由于一次性写到磁盘上的内容比“快速保存”要多,故存盘速度相应要慢一些。

由此可见,Word的“快速保存”方式可以节省存盘时间,但要浪费一定的磁盘空间,而“完全保存”则正好相反,广大用户可根据自己的实际情况选择合适的保存方式。不过在通常情况下,我们可以采用快速存盘方式以加快存盘速度,而在必要时再采用完全保存方式,以节省磁盘空间,并保存完整的文档信息。其中在出现下述情况时应采用完全保存方式:

·在与他人共享文档时;

·在完成某个文档上的工作并最后保存文档时;

·在进行一个需要使用大量内存的工作前(如搜索文字或编撰索引)

·在向另一个程序转移文档文本之前;

·在将文档转换为其他的文件格式之前;

·通过网络处理的文档,必须采用“完全保存”方式(快速保存无法在网络上进行)。

在缺省情况下,Word采用的是快速保存方式,用户若已改为完全保存方式,则应执行如下步骤(用户所作的修改对所有的word文档同样有效):

1.执行“工具”菜单中的“选项”命令;

2.单击选项对话框中的“保存”选项卡;

3.清除“快速保存”复选框;

4.单击“确定”。

另外,Word的保留备份功能只能采用完全保存方式,某用户以前若采用的是快速保存方式保存文档,当其选择了保留备份功能后,Word将自动改为完全保存方式(要利用Word自动给文档保留备,可执行“工具”菜中的“选项”命令,然后在“保存”选项卡中复选“保留备份”选项)。

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