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PDF其他应用
Acrobat简化文档协作流程应用案例
日期:2010-1-31 13:19:01 人气: 标签:
Acrobat简化文档协作流程应用案例
  霍尼韦尔国际公司(以下简称“霍尼韦尔”)是一家年收入超过200亿美元,在多元化技术和制造业方面占世界领导地位的跨国公司,连续50年位列“财富500强”排行榜。霍尼韦尔在中国拥有一个投资公司、十一家合资公司、十二家独资企业和一个贸易公司,投资囊括四大核心业务领域:航空航天、自动化控制系统、特殊材料和交通动力系统的生产和服务。为了巩固在这些领域的优势地位,霍尼韦尔一直坚持采用国际标准、专业化的先进信息技术来打造公司的IT业务系统,他们认为建立一种高效的文档协作流程,使载有不同文字、图表和3D图形等信息的文件,在传送过程中保持完整的排版格式,让内部员工以及与客户之间能够进行快速地信息交换,是提高竞争优势的保证。在采用了Adobe Acrobat 7.0专业版后,霍尼韦尔加速了文档创建和交换的进程,业务运作的安全性和准确性也得到了显著的提升。

  对于制造企业来讲,与工程图、项目文档打交道是每天必不可少的工作,为了圆满地完成任务,与其它公司一样,霍尼韦尔需要将这些载有工程图的文档在项目组成员、客户之间多次传送、审阅,以获得最理想的效果。以前,霍尼韦尔的办公软件只应用Microsoft Office,而文档中的2D、3D等设计图形,只有AutoCAD等专业设计软件才能够打开,所以,发送的项目文档无法做到让所有的收件人都可以阅读并参与意见。另一方面,随着通过互联网或公司内部网传送的技术性资料、报告、图表和表格等文件数量日益增加,使数据存取的授权情况难以监管,因此,安全性也成为一个突出问题。

  选用Adobe Acrobat 安全、高效传送文档

  为了有效解决以上问题,霍尼韦尔决定采用Adobe Acrobat 7.0专业版软件。这一决策不仅使霍尼韦尔统一了文档标准,而且改善了业务流程。应用Acrobat 7.0专业版,项目组成员可以很方便地将所有相关的制图和项目信息,整合到同一个可搜索的Adobe PDF文件中,无论是文字、表格还是设计复杂的2D、3D图都能准确地展现出来。外发审阅时,他们无须再打包发送多组批量文件集,只需将单个PDF文件发给分散在不同地点的团队成员,而且由于PDF文档所占存储空间较小使得传送速度非常快,从而让所有审阅者、决策者、项目参与者都能迅速访问到所有所需信息,推进项目进程。Acrobat 7.0专业版中还有启动Adobe Reader参与批注的功能,用Acrobat 7.0专业版生成的PDF文档都可以在Adobe Reader 7.0中加批注,这项功能让非设计部门也可对项目文档参与意见,即使是对嵌入到PDF文档中的3D对象也能轻松浏览。

  Acrobat不仅把所有项目信息整合到一份文档中,同时还保证了文档的安全性。文档的安全性对霍尼韦尔来讲至关重要,由于Acrobat 7.0专业版具有对机密文件操作权限的控制功能,甚至可以指定谁可以打开文件、谁可以复制文件、谁可以对文件进行更改,有效地限制了人员篡改或打印文件,大大增强了信息的安全性,确保与同事、客户交换商业绝密时拥有极高的安全性。

  在谈及为什么最终选择Adobe Acrobat及PDF技术时,霍尼韦尔IT部门金雷先生介绍说,公司领导一直都很重视与国际一流厂商进行合作,充分利用国际一流厂商成熟的产品技术、丰富经验和完善的服务,来提升企业的运作效率及管理水平。作为一家国际企业,霍尼韦尔在选择文档格式时,首先考虑的是要符合国际标准!Adobe的Acrobat软件和它所支持的PDF格式已经得到广泛的认同,现已被国际标准化组织(ISO)评为很多领域的标准,比如,PDF/X是电子印刷数据交换标准,PDF/A成为长期保存及存档的电子记录标准,并且,Acrobat产品技术成熟、运行稳定,在全世界都有很多的成功案例,令人信服!

  在产品实施过程中,Adobe在充分理解霍尼韦尔业务需求的基础上,及时地提供了相应技术培训及应用技术支持。现在,霍尼韦尔的员工只需运用Adobe Acrobat 7.0专业版软件,将包括DWG格式的各种版式文件批量转成PDF格式文件,无需安装多个不同版本的软件,只要下载了免费的Adobe Reader 7.0软件,就可以阅读载有不同文字、图表和3D图形的文件,而且能够确保排版格式与原文完全一致,从而大幅度提高生产效率,免除了购置其它软件的需求和成本。

  Acrobat及PDF技术的优势

  PDF作为霍尼韦尔内部IT系统的重要文档格式之一,其作用是不可替代的。

  首先,利用Acrobat,可快速将所有项目信息整合到一份PDF文档中,而且依然能够保留AutoCAD等软件创建的技术绘图中的文档图层,从而提供更加可靠、有效的文档协作。

  其次,Acrobat及Adobe Reader所具有的强大审阅管理和多种批注工具,使公司内部员工之间或与外部客户的沟通更方便、更快捷。比如,项目管理者可以创建一个审阅者列表,然后跟踪他们的反馈意见以按时完成紧迫的工作;使用电子即时贴、突出显示笔在PDF文件上添加注释;数字签名功能使管理人员即使在出差途中仍然能审批文件。

  第三,Acrobat所具有的智能表单模板,更是减少了霍尼韦尔员工的很多工作量,使大家可以轻松创建出自己所需的表单,这些表单的外观与纸质表单非常相似,并可以在表单中应用逻辑计算,可以创建动态的交互式的表单,可以在上面做数字签名,用户只需通过免费的Reader就可以来填写表单并提交。

  另外,霍尼韦尔还采用ISO提出的存档标准PDF/A来归档。从最初的制图到最终的规范,所有的项目材料和文档都能存到同一个有索引的Adobe PDF文件中,多年后,当他们希望查找这些文件时,只需在Acrobat里输入关键字,就可以检索出来,无论这个关键字位于文档的哪个部分。并且,用免费的Adobe Reader软件就能直接阅读和使用,文件仍然拥有始终如一的显示效果。

  未来目标

  霍尼韦尔一直希望及时应用最先进的信息技术来提高企业的运作效率,更好地服务用户,而 Adobe Acrobat 7.0专业版就是他们的成功选择。目前,霍尼韦尔每个员工的桌面上都安装了Adobe Reader软件,公司领导对Acrobat产品的应用效果也非常满意,认为自从使用该产品后,霍尼韦尔的文档资料更加专业化、规范化。作为一款不可或缺的办公软件,霍尼韦尔要求下属各业务部门均要部署、应用Acrobat及PDF技术,并且,在将来还会跟随Adobe新版本的推出及时升级。
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