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高速公路工程师应用Acrobat软件优化利用数字审批流程
日期:2010-1-31 13:21:08 人气: 标签:

建筑九公里长的铁路,可能需要预先拟定几百个计划,其中每个计划的一份相关文件就需要占用高速公路、运河及港口工程师协会办公室的五个大文件盒。那么,为像巴塞罗那新地铁线这样的项目而拟定的5000个计划,每个计划有数十份文件,这需要占用多大空间呢?令人难以置信的是,它们几乎不占任何空间——只用一个CD就够了。两者的区别在于,后者使用了Adobe便携文档格式(PDF)技术。

 

面临的挑战

简化文档分发流程

每年,高速公路、运河及港口工程师协会要批准上千万份计划,并且必须对上千万份计划进行打印、装订、发送、审阅、对比,并要分别附上协会的橡皮审批图章。如果将需要审批的项目文件通过又大又沉的包裹送至其它专业协会,那么,与大型的基础设施项目相关的材料甚至需要用卡车来搬运,航空工程师协会对Barajs机场改造工程的审批即是如此。

 

建立数字文档审批平台

对于一个给定的项目,大约需要五至十二份全套文件。如果对项目进行任何变更的话,则必须重复对原件和所有拷贝的打印、整理、装订及发送工作。不仅如此,还要通过手动方式为每一页文件盖上协会的图章,其结果是花费大量的时间和金钱。

 

降低成本

向协会演示一个中小型项目的成本就高达到1万欧元,这尚且不论项目实际运作所需的时间和工作量。我们不能再继续用21世纪的技术实施项目,但却用19世纪的技术来进行演示和审批了,高速公路、运河及港口工程师协会信息技术办公室主任Emilio Marín Barragán说,很明显,我们需要升级到电子签名

电子签名流程包括向文档添加以电子方式制作的独特的身份识别信息,其中可包括文档的创建人和其它特征,如日期、版本限制等。签署文档的用户电子签名由对该用户的身份进行验证的数字证书认证中心提供。

专业协会是国家指定的认证个人从事某项职业的资格的组织Marín Barragán解释道,我们就是保证自己的成员有资格从事这项职业的机构。问题是,现在要不要通过电子方式进行认证

 

成功战略

从开始分析不同方案时起,我们就已经明确,Adobe PDF技术就是我们的解决方案。我们没有看错,Adobe PDF的确是文档传输领域的世界标准Marín Barragán说。经过几项研究之后,该协会决定与ipsCA共同执行这个项目。ipsCA1995开始颁发数字证书,目前是全世界第四大服务器ssl X.509证书认证中心和西班牙第二大用户证书发放机构。

为了实施这一流程,该协会为其成员和协会秘书提供了数字身份证,其中含有数字签名,并可验证持证人的会员身份。持证人还收到了一个程序,用于在Adobe PDF文档中加盖其签名。然后,协会对已经由创建人进行了数字签名的文档盖上其电子审批图章。

就此而言,该协会面临着一个严峻的挑战:如何让公共管理机构认可电子格式的文档。可笑的是,在西班牙,相关的适用法规已经跟现实脱节了。在许多情况下,公共管理机构是心有余而力不足。不过,它们进步得非常快Marín Barragán说。相比之外,说服用户则比较简单:时间和金钱的节约消除了一切顾虑

 

商业利益

Ÿ     降低了与文档分发和传输相关的成本和时间;

Ÿ     建立了一个安全合法的电子签名流程;

Ÿ     简化了管理流程。

 

Marín Barragán解释说,有了基于Adobe PDF的解决方案,可以将Adobe PDF文档发送给管理机构或相应的接收人,同时确保其创建人的身份和审批记录的完整性。文档一经修改,成员和协会审批的签名就会永久失效

这个工作计划从制作Adobe PDF格式的文档开始ipsCA公司的Rodolfo Lamascolo说,如果想要签名,用户只需打开文档,填写完需填的表单,然后签署文档即可。然后,文档通过电子邮件、CDftp发送给收件人。机密信息作为附件在签署并加密后通过电子邮件发送出去ipsCA开发了相应的插件程序和整个项目。以前需要花费数天时间才能完成打印、装订和发送的工作,现有只需要几分钟即可轻松完成。

2002年初,第一份数字身份证问世,这一数字身份证配有一个与National Mint所用芯片类似的加密微型芯片。现在,我们真正是在21世纪了Emilio Marín Barragán最后说道。

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