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将旧的 Outlook PDF 归档迁移到 PDF 包
将旧的 PDF 电子邮件归档迁移到 PDF 包中是一个不错的想法，原因如下：方便进行排序和执行其他功能，可以向这些归档中 添加新的电子邮件。在 PDF 包中，每封电子邮件都会转换成组件 PDF。然后您可以按邮件文件夹、发送人、主题行、日期、小大或附件排序邮件。此外，还可以创建自定义种类并按这些种类排序。 如果打开使用 Acrobat 7.0 或更低版本创建的归档，则必须先创建一个归档，然后将选定的邮件追加到该新归档中。一个向导会引导您完成此过程。 1、请打开 Outlook。
2、选择 “Adobe PDF”>“升级 Acrobat 7 PDF 归档 ”。
3、如果显示信息，请单击 “是 ”以继续转换处理。
4、查找并选择旧的 PDF 归档，然后单击 “打开 ”。
5、选择迁移的 PDF 包的位置和名称，然后单击 “保存 ”。（默认名称是在现有文件名后面添加 _Portfolio；例如，将名为 Inbox.pdf 的归档重命名为 Inbox_Portfolio.pdf。）当转换处理完成并且 “正在创建 Adobe PDF”对话框关闭时，新的归档会在 Acrobat 中打开。
设置自动电子邮件归档 1、请执行以下任一操作： • (Outlook) 选择 “Adobe PDF”>“设置自动归档 ”。 • (Lotus Notes) 选择 “动作 ”>“设置自动归档 ”。 2、在“Acrobat PDFMaker”对话框的“自动归档”标签上，选择 “启用自动归档”，然后选择进行自动归档的“频率”和时间的选
项。 3、请根据需要选择其它选项：保留归档日志创建每个归档会话的记录。选择文件指定归档日志的名称和位置。嵌入索引以便快速搜索创建一个索引，以便进行搜索以查找特定单词或字符，而不必搜索每个单独文档。
4、单击 “添加 ”，然后选择电子邮件文件夹和子文件夹。然后，请根据需要选择或取消选择 “转换本文件夹和所有子文件夹 ”选
项，单击 “确定 ”。 5、请在 “另存 PDF 归档文件为 ”对话框中，选择归档电子邮件 PDF 的名称和位置。然后单击 “打开 ”。
6、请审阅列出在 “Acrobat PDFMaker”对话框中的设置和归档文件夹的名称，然后执行以下任一操作：
•要添加其它电子邮件文件夹到列表中，请单击 “添加 ”，然后选择文件夹。 •要从列表中删除文件夹，请选中该文件夹然后单击 “删除 ”。 •要更改归档文件，请从列表选择任意文件夹名称，单击 “更改归档文件 ”，然后指定名称和位置。 •要立刻开始归档电子邮件，请单击 “立即运行归档 ”。 从 Word 电子邮件合并创建 PDF
电子邮件合并生成表单信（ 1个常见的例子）之类的文档，它会以将会收到文档的人的姓名和地址之类的信息来个性化。使用 Acrobat PDFMaker，您可以保存通过使用 Word 邮件合并文档和其相应的数据文件来将合并的邮件直接输出到 PDF 中的步骤。您甚至可以设置 PDFMaker 为将这些 PDF 附加在 PDF 创建过程中生成的电子邮件中。 注：有关为 “Word 邮件合并 ”功能设置文件的信息，请参阅 Microsoft Office Word 帮助。 1、在 Microsoft Word，根据需要打开您已作为电子邮件合并基础创建的模版，或使用 Word“邮件合并”工具栏和“邮件合并”向导创建的文件。重要说明：在 Word 中没有完成邮件合并。相反，像平常一样设置和预览邮件合并，以便于您可验证合并将正常工作。
2、 请执行以下任一操作： • 选择 “Adobe PDF”>“邮件合并为 Adobe PDF”。 • 单击在 “邮件合并 ”工具栏上 “邮件合并为 Adobe PDF”按钮（ “视图 ”>“工具栏 ”>“邮件合并 ”）。 • (Word 2007) 在 Acrobat 带状图标中，单击 “邮件合并 ”。 3、在 Acrobat PDFMaker 的 “邮件合并 ”对话框，选择您需要的选项：
• 要指定数据文件中的哪些记录将被导入到合并的文件，请选择 “所有记录”或“当前记录”，或者在“从”和“到”框中键入一个页面范围。 • 要命名被建立的 PDF，在 “指定 PDF 文件名 ”框中键入。 注：使用本文本加一个序列号。例如，如果您 “指定 PDF 文件名 ”框中键入 JulyLetter，邮件合并的 PDF 名可显示为 JulyLetter_0000123, JulyLetter_0000124, July Letter_0000125, 等等。
4、对于 “自动通过电子邮件发送 Adobe PDF 文件 ”，请执行以下操作之一：
• 要创建并保存合并的 PDF 以供打印或稍后通过电子邮件发送，请使该选项保持取消选中状态，然后单击 “确定 ”。 •要创建合并的 PDF 并附加到要发送给相应收件人的电子邮件，请选中此复选框，然后填写其他 “电子邮件 ”选项。 5、如果 “浏览文件夹 ”对话框显示，导览到您要使用的位置，然后单击 “确定 ”。状态指示符作为 PDFMaker 生成单独的 PDF 显示，其消耗的时间与合并的复杂程度和您创建 PDF 数量成比例。
6、如果您选择 “自动的通过电子邮件发送 Adobe PDF 文件 ”，对话框显示要求您的电子邮件配置文件。输入相关的信息并单击“确认 ”。如果作业完成，消息显示，告知您处理成功。 PDF 邮件合并的邮件选项收件人使用弹出菜单来选择相关数据文件中的字段和列，该文件包含每个单独记录中的邮件地址。主题行键入要在每个邮件的主题行显示的文本。消息键入来添加或编辑您要在电子邮件的正文文本。 |
